Business Portfolio Management case

Business Portfolio Management case

Een grote universitaire instelling is momenteel bezig haar portfolio management te professionaliseren.

De grootste knelpunten daarbij zijn
• De organisatie kan niet alles tegelijk en
• Tegelijkertijd het moeilijk vindt om de juiste keuzes te maken, aansluitend aan de strategie
• Prioritering gaat niet op een rationele, objectieve manier, maar is meer gebaseerd op wie het ‘hoogst in de boom zit’, het ‘hardst kan roepen’, of het ‘meeste geld meeneemt’.

Dit leidt niet tot het meest effectieve, samenhangende portfolio voor de organisatie als geheel. Verder wil de organisatie ook verder vooruitkijken, wat zit er qua forecasting in de pijplijn, hoe gaat dit passen in IT-capaciteit of in andere capaciteit, waar moet rekening mee worden gehouden?

Spoedjes
En hoe houdt de organisatie deze ‘roadmap’ stabiel terwijl uit allerlei richtingen ‘spoedjes’ worden ingeschoten. Idealiter worden deze afgewogen tegen de impact die zij veroorzaken op de roadmap en het realiseren van de langere termijn doelen: ‘Portfolio Balancing’ door middel van scenario’s, zoveel mogelijk gebaseerd op feiten!
De organisatie heeft veel behoefte aan een ‘single version of the truth’ (“als het niet op de roadmap staat, is het niet onder de aandacht”) om op een uniforme wijze naar de rest van de organisatie te communiceren, in plaats van allerlei huidige overzichten in verschillende vormen (in Excel, PowerPoint, etc.).

Aanpak BizzNav

Portfolio Management is een strategisch besluitvormingsproces, met bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden.

Alleen wanneer alle betrokkenen in samenhang hun rol pakken/verantwoordelijkheid nemen, kan portfolio management een succes worden en gaat de organisatie met haar schaarse resources beter en gerichter haar doelen realiseren.

En dat tegen lagere kosten, met meer inzicht en met een optimaal verdeelde werkdruk. Dit betekent dat we in ons voorgestelde traject mensen en organen meer in hun rol (en daarmee ook in hun kracht) gaan zetten, zoals Portfolio Board, project-stuurgroepen, portfolio management, projectmanagers en opdrachtgevers.

Portfolio Management is (naast een proces, met de nodige rollen en verantwoordelijkheden) vooral ook een taai complexiteitsprobleem. 

Er zijn vele factoren die in samenhang moeten worden gemanaged om een portfolio en de wijzigingen daarop effectief te beheren. Daarom gaan we bij de implementatie van professioneel portfolio management gebruik maken van de inzet van de Business Navigator (of kort: “BizzNav”).

BizzNav, Business Navigator

De BizzNav omgeving is er specifiek voor gemaakt om op portfolio niveau de volledige complexiteit van de portfolio te beheersen en met concrete ‘what-if scenario’s.
BizzNav aanpak binnen deze grote universitaire instelling: een professioneel portfolio managementproces, ondersteund door tooling, in te richten.

Wijzigingen in de portfolio (niet alleen in projecten, maar ook in strategie, budgetten, resources e.d.) aan de portfolio board aan te bieden en te laten beslissen. De BizzNav omgeving weet als geen andere tool het spanningsveld tussen doelen, ambities en targets af te wegen tegen de schaarste van resources en middelen.

Daarnaast is de omgeving uitstekend geschikt om als ‘single version of the truth’ te dienen. Niet alleen doordat in de repository de ‘single version’ van kennis, feiten en gegevens wordt verzameld, maar juist door de transparantie die de tool levert, wordt ook een hoge mate van ‘truth’ afgedwongen: de ingebrachte feiten van portfolio management spelers wordt onmiddellijk zichtbaar, inclusief impact op anderen; daarmee wordt ook het gedrag omgebogen van een meer geïsoleerde houding naar een cultuur van dialoog en samenwerking namens de gehele een grote universitaire instelling organisatie.

Interessant en overweegt u om ook Business Portfolio Management in te gaan zetten, lees hier welke resultaten u zoal kunt behalen.