Wat levert Business Portfolio Management nu eigenlijk op?

BizzNav, Business Navigator

De BizzNav omgeving is er specifiek voor gemaakt om op portfolio niveau de volledige complexiteit van de portfolio te beheersen en met concrete ‘what-if scenario’s.
BizzNav aanpak binnen deze grote universitaire instelling: een professioneel portfolio managementproces, ondersteund door tooling, in te richten.

Wijzigingen in de portfolio (niet alleen in projecten, maar ook in strategie, budgetten, resources e.d.) aan de portfolio board aan te bieden en te laten beslissen. De BizzNav omgeving weet als geen andere tool het spanningsveld tussen doelen, ambities en targets af te wegen tegen de schaarste van resources en middelen.

RESULTAAT  

20% besparing op budget

Ja u leest het goed, we realiseren tot 20% besparing op uw totale budget. En dat zijn slechts de financiële besparingen. Financieel gezien houden wij als vuistregel een besparing van 10% tot 20% van het Portfolio Budget van de organisatie aan als (financiële besparingsmogelijkheid). 

Deze financiële besparing ligt in de volgende aspecten:

• Rechtstreekse besparing op de kosten/inspanning door projecten niet te doen/te staken die geen heldere bijdrage hebben tot de doelen van de organisatie
• Vermijden van de kosten van ‘domino-effecten’ – projectwijzigingen vanuit één project die nu (door gebrek aan inzicht in samenstelling/afhankelijkheden/ resources) worden goedgekeurd en vervolgens leiden tot meerdere verschuivingen, vertraging en uitloop in andere projecten (niet één project wijzigt, twee maanden, vijftigduizend euro, maar door deze wijziging schuiven zeven projecten, met een totale impact van drie-en-halve ton)
• Falende projecten – projecten die niet opleveren vanwege de complexiteit van de portfolio
• Vermindering van fragmentatie en duplicatie in de portfolio (wij kennen organisaties die in verschillende projecten, onbewust van elkaar, dezelfde soort features bouwen, of zelfs met elkaar conflicteren)
• Kosten van uitval van medewerkers door voortdurende hoge werkdruk; kosten van re-integratie (uiteraard los van de emotionele/relationele schade van medewerkers)
• Optimaler inzet van eigen mensen ten faveure van externe inhuur (besparing op out-of-pocket kosten)
• Kosten en inspanning van veelvuldige afstemming overleggen en/of afhandelen van escalaties door topmanagement die vermeden kunnen worden door het besluitvormingsproces transparant (op basis van impact) te ondersteunen
• Vermijden van de inspanning up-to-date houden en rondsturen van lijstjes

Niet financiële baten van de hier voorgestelde professionaliseringslag zijn:

• Kwalitatief betere besluitvorming, en daarmee:
• Beter, sneller en gebalanceerd behalen van de organisatiedoelen van een grote universitaire instelling (met als voorbeelden: betere kwaliteit van zorg, hogere patiënt-tevredenheid, kortere wachtlijsten, optimale inzet van mensen en middelen, minder personele uitval/verloop, betere compliance met wet- en regelgeving, betrouwbaarder business continuïteit) *)
• Gevoel van ‘control’ bij het management
• Gevoel van transparantie en open dialoog bij alle spelers in het proces
• Single-source-of-truth voor de gehele organisatie
• Betere samenhang en integraliteit van de portfolio
• Self-organizing/zelfreinigend mechanisme waarin Opdrachtgevers/ Project Managers haalbare project-/ wijzigingsvoorstellen indienen op basis van inzicht in de rest van de portfolio en de impact op andere projecten zoveel mogelijk vermijden; en daardoor:
• Inzicht, rust en stabiliteit van/in de portfolio (veel minder impactvolle wijzigingen en ad hoc geïsoleerde reacties daarop)
• Een feitelijk/rationeel besluitvormingsproces waardoor niet rang, stand of geld maar business waarde de besluitvorming stuurt
• Door transparantie in de portfolio en professionele uitvraag een automatisch (‘afgedwongen’) hogere volwassenheid van aanpalende processen (strategie wordt scherper, resource management helderder, projectmanagement professioneler, architectuur completer en zinvoller, etc.)
• Lagere werkdruk en mogelijk zelfs minder uitval/verloop onder medewerkers door genormaliseerde inzet op (minder parallelle) projecten/gefragmenteerde inzet
• Betere motivatie van projectmedewerkers omdat zij aantoonbaar bijdragen bij de organisatie/organisatiedoelen
• Beter inzicht in de bijdrage van projecten vs. Agile initiatieven (en daardoor monitoren van het succes van agile werken/agile ontwikkelen)

*) De feitelijke doelen (en KPI’s) verwachten we op te halen gedurende het implementatietraject

Meer lezen? Bekijk deze case of neem direct contact met ons op!